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Tremplin Job Québec (Responsable du Transport)

Appel pour une immersion professionnelle au Festival REGARD à Québec.

A propos de l’organisme d’accueil

L’organisme Caravane Films Productions produit le Festival REGARD ainsi que plusieurs activités dérivées tout au long de l’année. L’événement aura lieu du 22 au 26 mars 2023 pour une 27e édition. Considéré comme le plus important festival de courts métrages en Amérique du Nord, REGARD a pour mission de promouvoir et contribuer activement au développement du court métrage en tant que forme cinématographique singulière à l’échelle nationale et internationale. Chaque année, REGARD permet à des milliers de cinéphiles de voir près de 200 courts métrages et découvrir des artistes de plusieurs autres disciplines grâce à ses projets spéciaux et son Marché du court. REGARD ne serait avoir lieu sans l’implication de centaines de bénévoles et de son équipe, comptant près de 30 salarié.es et contractuel·les de janvier à mars de chaque année. Le Saguenay est quant à lui un chouette endroit à découvrir, tant à l’automne qu’en hiver, où habite une population fort dynamique.

Personne contact et fonction                        

Marie-Elaine Riou

Adresse

150 rue Racine Est,  Chicoutimi, Québec, G7H 6V4

Téléphone

418 698 5854

Email

direction@festivalregard.com

Site Internet

http://www.festivalregard.com

Durée et dates :

Durée souhaitée : 12 semaines

Date exacte de début : 23/1/2023

Date exacte de fin : 14/4/2023

Description de la fonction proposée

  • RESPONSABLE DU TRANSPORT : Avec l’équipe de la logistique, le ou la candidate devra préparer et assurer la coordination du service de transport des invité.es entre les différents lieux du Festival. Cette personne sera en charge d’encadrer l’équipe de bénévoles chauffeurs et chauffeuses, sur place, et préparer tous les outils nécessaires au bon déroulement des déplacements en amont. En pré-production, la personne aura également pour mandat d’acheter certains billets d’avion et d’autobus pour les invité.es nationaux et internationaux. Enfin, elle ou il devra avoir un grand sens de l’organisation, une excellente gestion du stress et une facilité à travailler en équipe.

Description des tâches à accomplir

  • Faire l’achat de billets d’avion et d’autobus pour les invité.es nationaux et internationaux
  • Faire les démarches, louer et coordonner les locations, les horaires et les retours des véhicules, autobus et camions de production nécessaires à la tenue de l’événement selon le budget imparti
  • Coordonner les besoins et la distribution des repas aux membres de l’équipe et aux bénévoles
  • Répondre aux demandes de transport de matériel et de personnes selon la disponibilité des véhicules
  • Mettre à jour les données relatives aux invité.es et leurs besoins en transport
  • Préparer les documents et outils nécessaires au bon déroulement des transports pendant le Festival
  • Soutenir l’équipe logistique dans l’aménagement du Quartier général et la formation des bénévoles
  • Gérer le budget alloué à l’essence
  • Toutes autres tâches connexes en rapport avec le poste

Description de l’encadrement prévu sur place / personne de référence et fonction

C’est la personne responsable de la logistique qui doit veiller à bien encadrer le ou la stagiaire au poste de responsable du transport. Cette dernière est déjà en poste à l’arrivée de la personne en stage, afin de préparer et ordonner les outils nécessaires à la formation du stagiaire. En plus de réserver du temps dans son horaire pour bien accueillir et accompagner le ou la stagiaire, cette personne organise des réunions hebdomadaires avec le reste de l’équipe logistique afin de pouvoir répondre aux questions adéquatement et préparer son équipe aux étapes à venir au fur et à mesure.

Quelques jours avant l’événement, une visite de tous les lieux du Festival est prévue à l’horaire afin de les aider à se repérer facilement pendant le Festival. Enfin, à quelques reprises durant son séjour, le ou la candidate aura la chance de participer à des sorties d’équipe (Pêche sur glace, projection maison, soirée hockey, etc.) qui lui permettront de mieux connaître ses collègues et découvrir les atouts et traditions régionales.

Profil recherché (études, compétences, etc.)

  • Études collégiales ou universitaires en communications, gestion de projet, tourisme, domaine connexe ou expérience(s) équivalente(s).
  • Expérience de bénévolat dans un évènement et/ou expérience en tant que responsable de projets, coordination, service à la clientèle, un atout.
  • Faire preuve d’initiative, être responsable, passionné.e, dévoué.e, flexible;
  • Facilité à travailler parfois avec des délais assez serrés;
  • Aisance à travailler en équipe et à communiquer;
  • Souci du détail, sens de l’organisation et efficacité;
  • Connaissance de l’environnement MAC et de la base de données Zone Festival, un atout.
  • Connaissance des logiciels de la suite Office (Excel) ;
  • Bilinguisme (anglais/français), un atout.

Soutien offert par le BIJ

  • Remboursement du transport international au tarif le plus économique (1.000 € maximum)
  • Bourse forfaitaire de 150€/semaine soit 600€/mois pendant 3 mois
  • Une assurance de type « assistance » pour la durée du stage

Prise en charge par le participant

  • La réservation du billet de transport international

Conditions Covid 

Voir ce lien.

Comment procéder 

Envoyez votre dossier de candidature  par mail à direction@festivalregard.com (et en CC marie-sophie.wery@cfwb.beau plus tard le 28/08/2022

Votre dossier de candidature doit comprendre :

  • Un CV actualisé
  • Une lettre de motivation
  • Une copie de la carte d’identité
  • Pour les personnes qui ne sont pas de nationalité belge, une attestation de l’administration communale qui mentionne que vous résidez à Bruxelles ou en Wallonie depuis minimum 2 ans.
  • Une attestation du Forem ou d’Actiris

Le-a candidat-e retenu-e participera à une interview par visioconférence ou téléphone donnée par l’organisme d’accueil pour finaliser la sélection. Nous vous tiendrons informé de la sélection début septembre.

De questions

N’hésitez pas à contacter Marie Sophie Wery, chargé du suivi de ce dossier: marie-sophie.wery@cfwb.be